Beginne mit beobachtbarem Verhalten und seiner Wirkung. „Schwierig“ ist kein Urteil über die Person. Die folgenden sieben Tipps helfen dir, das konkrete Problem, mögliche Hindernisse und den nächsten Schritt zu klären.
1. Nicht eingehaltene Absprachen konkret besprechen
Nenne die vereinbarte Aufgabe, den Termin und die tatsächliche Abweichung. Kläre, ob Zeit, Informationen oder Zuständigkeiten fehlten. Frage: „Was hat dich daran gehindert, die Unterlagen bis Dienstag abzugeben?“ Vereinbart einen realistischen Termin und ein frühes Signal, falls er gefährdet ist.
2. Nachlassende Leistung an einem Beispiel klären
Vergleiche ein konkretes Arbeitsergebnis mit dem bekannten Qualitätsmaßstab. Prüfe gemeinsam, ob die Erwartung verständlich war und welche Unterstützung fehlt. Frage: „An welcher Stelle war die Anforderung unklar?“ Lege ein prüfbares Ergebnis und einen Folgetermin fest.
3. Bei abgewehrter Kritik zur Beobachtung zurückkehren
Diskutiere keine vermeintlichen Motive. Wenn dein Gegenüber widerspricht, frage nach seiner Sicht und prüfe die strittigen Fakten. Frage: „Welchen Teil meiner Beobachtung siehst du anders?“ Haltet fest, was geklärt und was noch offen ist.
4. Störungen der Zusammenarbeit im Einzelgespräch ansprechen
Benenne eine konkrete Situation und deren Wirkung, ohne andere Teammitglieder als anonyme Zeugen anzuführen. Frage: „Wie können wir die Übergabe so gestalten, dass Rückfragen rechtzeitig geklärt werden?“ Vereinbart eine sichtbare Änderung im Ablauf.
5. Fehlende Eigeninitiative durch klare Prioritäten prüfen
Frage zuerst nach Arbeitslast, Entscheidungsspielraum und Hindernissen. Verwechsle zurückhaltendes Verhalten nicht automatisch mit fehlender Motivation. Frage: „Welche Aufgabe kannst du eigenständig übernehmen, und welche Entscheidung brauchst du dafür von mir?“ Vereinbart einen überschaubaren ersten Schritt.
6. Zuständigkeiten und Grenzen eindeutig festhalten
Beschreibe, wer entscheiden darf, wer informiert wird und welches Verhalten in der Zusammenarbeit erwartet wird. Frage: „Wie stellen wir sicher, dass Änderungen vor der Umsetzung abgestimmt werden?“ Haltet die Zuständigkeit und den Kommunikationsweg konkret fest.
7. Wiederkehrende Probleme mit der letzten Vereinbarung abgleichen
Prüft, was seit dem letzten Gespräch umgesetzt wurde und was nicht. Klärt Hindernisse und vereinbart einen kurzen Prüfzeitraum mit einem sichtbaren Ergebnis. Frage: „Was ist bis zu unserem nächsten Termin konkret anders?“ Beziehe bei Bedarf zuständige Personalverantwortliche nach euren internen Regeln ein.
Fiktives Beispiel: Eine Übergabe fehlt wiederholt
Beobachtung: „Bei den Übergaben am 6. und 8. Oktober fehlte der aktuelle Bearbeitungsstand. Dadurch mussten zwei Aufgaben erneut geklärt werden.“
Offene Frage: „Was hat bei diesen beiden Übergaben gefehlt, damit du den Stand eintragen konntest?“
Mögliche Vereinbarung: „Ab Montag wird der Bearbeitungsstand vor der Übergabe in der gemeinsamen Liste aktualisiert. Wenn Informationen fehlen, meldest du das vorher. Am Freitag prüfen wir gemeinsam, ob die Übergaben vollständig waren.“
Das Beispiel ist erfunden. Übertrage den Ablauf auf deine Situation und prüfe die Fakten gemeinsam. Eine Vereinbarung entsteht im Gespräch; ein KI-Entwurf ersetzt sie nicht. Nutze den kostenlosen Leitfaden zum Mitarbeitergespräch weiter unten für deine eigenen Notizen. Für mehrere Gesprächssituationen kannst du anschließend die Leseprobe des KI-Gesprächsassistenten prüfen.
