Von Jens Mehnert, Führungskraft und KI-Praktiker.
Ein Kritikgespräch gelingt eher, wenn du eine konkrete Beobachtung ansprichst, die Sicht deines Gegenübers anhörst und einen überprüfbaren nächsten Schritt vereinbarst. Bereite dafür Anlass, Beispiel, Auswirkung, offene Frage und Erwartung vor. Der folgende Leitfaden ist für alltägliches Feedback gedacht.
Kritikgespräch vorbereiten: die Vorlage
Kopiere diese sechs Felder in deine Gesprächsnotizen und fülle sie mit überprüfbaren Angaben aus:
Anlass: Was soll nach dem Gespräch klarer sein?
Beobachtung: Was ist wann konkret passiert? Welche vereinbarte Aufgabe betrifft es?
Auswirkung: Welche nachvollziehbare Folge hatte das für die Arbeit?
Offene Frage: Welche Erklärung oder Information fehlt dir?
Erwartung und Unterstützung: Was wird künftig gebraucht und welche Hilfe ist möglich?
Vereinbarung: Wer macht was bis wann? Wann prüft ihr gemeinsam das Ergebnis?
Schreibe nicht „unzuverlässig“, wenn du „zwei vereinbarte Liefertermine wurden nicht eingehalten“ meinst. Wenn du einen Sachverhalt nicht sicher weißt, markiere ihn als offene Frage. Ein Kritikgespräch ist kein Urteil über den Charakter einer Person.
So eröffnest du das Gespräch
Ein möglicher Einstieg lautet: „Ich möchte die letzten beiden Übergaben mit dir besprechen. Mir geht es darum, zu verstehen, was passiert ist, und einen verlässlichen Ablauf für die nächste Übergabe zu vereinbaren.“
Nenne anschließend dein konkretes Beispiel. Lass Raum für eine Antwort, statt direkt eine fertige Lösung vorzugeben. Frage: „Wie hast du die Situation erlebt?“ oder „Welche Hindernisse gab es?“ Unterbrechungen und Rechtfertigungen werden nicht dadurch hilfreicher, dass du lauter wirst. Kehre bei Bedarf zur beobachtbaren Situation zurück.
Fiktives Beispiel: ein Bericht kommt zu spät
Beobachtung: „Der Wochenbericht war für Donnerstag um 12 Uhr vereinbart. In den letzten beiden Wochen kam er am Freitag.“
Auswirkung: „Dadurch fehlten die Zahlen in unserer Donnerstagsbesprechung. Wir mussten die Entscheidung verschieben.“
Offene Frage: „Was hat dich daran gehindert, den Termin einzuhalten?“
Erwartung: „Ich brauche die vereinbarten Zahlen am Donnerstag. Wenn eine Angabe fehlt, möchte ich das vorher wissen.“
Vereinbarung nach gemeinsamer Klärung: „Du meldest fehlende Angaben bis Mittwoch um 15 Uhr. Ich kläre bis Mittwochabend die offenen Zuständigkeiten. Am kommenden Donnerstag prüfen wir, ob die Übergabe funktioniert.“
Dieses Beispiel ist erfunden. Die Vereinbarung ist kein Text zum unveränderten Übernehmen: Sie muss zur tatsächlichen Ursache, Arbeitsbelastung und Zuständigkeit passen.
Wenn dein Gegenüber widerspricht
Widerspruch kann neue Informationen liefern. Prüfe zuerst, ob ihr über denselben Sachverhalt sprecht. „Welche Angabe in meiner Darstellung stimmt aus deiner Sicht nicht?“ ist hilfreicher als „Du bist immer uneinsichtig“.
Wenn die Person andere Prioritäten nennt, klärt die Prioritäten gemeinsam. Wenn die Fakten strittig bleiben, vereinbare eine Prüfung, bevor du Schlussfolgerungen ziehst. Bei einem festgefahrenen Gespräch kann ein neuer Termin mit klarer Vorbereitung sinnvoll sein.
KI-Prompt für einen Gesprächsentwurf
Kopiere den folgenden Prompt in ein für deinen Einsatz freigegebenes KI-Tool. Verwende anonymisierte Angaben.
Du unterstützt eine Führungskraft bei der Vorbereitung eines sachlichen Kritikgesprächs. Kontext: [Aufgabe und vereinbarter Ablauf]. Beobachtungen: [konkrete, anonymisierte Beispiele]. Auswirkungen: [belegte Folgen]. Offene Punkte: [was noch nicht geklärt ist]. Gesprächsziel: [gewünschte Klärung].
Trenne Beobachtungen, Vermutungen und Erwartungen. Erfinde keine Fakten, Motive, Zusagen oder Termine. Kennzeichne fehlende Informationen. Erstelle einen kurzen Gesprächseinstieg, fünf offene Fragen und eine ausfüllbare Vereinbarung mit Aufgabe, Verantwortlichkeit, Termin, Unterstützung und Nachprüfung. Vermeide Diagnosen und pauschale Urteile über Personen. Gib am Ende Prüffragen an, mit denen die Führungskraft den Entwurf bewertet.
Prüfe jedes Ergebnis selbst. Die KI kennt weder die Person noch eure betrieblichen Bedingungen. Sie kann eine Struktur vorschlagen; Zuhören, Abwägen und Verantwortung bleiben bei dir.
Häufige Fragen zum Kritikgespräch
Wie viele Kritikpunkte gehören in ein Gespräch?
Wähle ein klar abgegrenztes Thema, für das du konkrete Beispiele hast. Eine lange Sammlung alter Vorwürfe erschwert die Klärung. Weitere Themen können einen eigenen Termin brauchen.
Wie dokumentiere ich das Ergebnis?
Halte die gemeinsam geklärten Punkte und vereinbarten nächsten Schritte knapp fest. Ungeklärte Aussagen bleiben als ungeklärt erkennbar. Beachte die Regeln deines Unternehmens für Gesprächsnotizen und personenbezogene Daten.
Ist dieser Leitfaden eine Abmahnungsvorlage?
Nein. Er dient der Gesprächsvorbereitung. Für arbeitsrechtliche Maßnahmen ist eine gesonderte Prüfung durch die zuständige Personal- oder Rechtsstelle nötig.
Dein nächster Schritt
Nutze zunächst die sechs Felder oben für ein konkretes Gespräch. Weitere Vorbereitung findest du im Leitfaden zum Mitarbeitergespräch und in den Formulierungsbeispielen für Feedbackgespräche.
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